50 mẫu câu viết email tiếng Anh thông dụng được đánh giá cao nhất

Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp và chuẩn mực trong công việc không hề dễ dàng đối với hầu hết mọi người làm việc hiện nay. Đặc biệt, nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, việc viết email tiếng Anh càng trở nên khó khăn hơn. Dưới đây là mẫu viết email tiếng Anh thông dụng nhất của TOPICA Native, giúp bạn hiểu cách viết email tiếng Anh trong công việc một cách dễ dàng và đơn giản.

Có thể bạn quan tâm

Xem thêm:

Bạn đang xem: 50 mẫu câu viết email tiếng Anh thông dụng được đánh giá cao nhất

Mục Lục

1/ Cách viết email tiếng Anh

1.1/ Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Hi Kelly, Dear Kelly….

Xem thêm : Văn mẫu lớp 9: Nghị luận xã hội về tình phụ tử 3 Dàn ý &10 bài Suy nghĩ về tình phụ tử

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

1.2/ Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

1.3/ Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

Tôi viết thư để tham khảo về….
Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …
Chúng tôi viết thư để thông báo/ xác nhận/ yêu cầu/ tham khảo về/ khiếu nại/ giải thích/xin lỗi.
Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…

1.4/ Main point – Nội dung chính

Xem thêm : TAKE INTO ACCOUNT là gì? Cấu trúc và cách sử dụng của cụm từ TAKE INTO ACCOUNT trong tiếng Anh

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

Như khi bạn bắt đầu trong thư, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với… (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
Như bạn đã nói với tôi… (Như bạn đã nói với tôi…)
Như bạn đã đề cập trước đó… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
Như những gì bạn đã viết với tôi… (Như những gì bạn đã viết với tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu

Tôi sẽ biết ơn nếu… (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc… (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
Tôi đăc biệt muốn biết… (Tôi đăc biệt muốn biết…)
Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc… (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về… (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Thông báo tin tốt

Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng.. (Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng…. (Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

Vô cùng thương tiếc báo tin… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email

– Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này

– Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?

1.5/ Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
Nếu bạn cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

1.6/ Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)

Best regards,
Warm regards,
Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

- Yours faithfully,

2/ Các lưu ý khi viết email

Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: muốn, con trai, cha, bạn bè,…
Không dùng động từ muốn cho ngôi số nhất, hãy dùng wish. Không dùng động từ nên cho ngôi số nhất (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi số nguyên (xin lời khuyên). Dùng would hoặc could thay cho can, will, …
Hãy lễ độ dù cho đang tức giận: dùng Dear ở đầu thư, và dùng xin khi muốn yêu cầu
Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (câu kiểu complex). Câu phải có đầy đủ chủ – vị và tân ngữ nếu có.
Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
Tuyệt đối tránh: lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả
Tránh lỗi sự nhầm lẫn: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng biểu hiện học thuật.
Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

Nguồn: https://toibiet.net
Danh mục: Giáo Dục