Viện Quản lý dự án ATOHA (Học Online, Offline, In-house)

Kế hoạch là một phần không thể thiếu trong mọi hoạt động mà chúng ta thực hiện. Ta có thể nói rằng ta lập kế hoạch vì chúng ta suy nghĩ, hoặc ta suy nghĩ vì chúng ta lập kế hoạch. Khái niệm kế hoạch tổng quan là gì?Kế hoạch là quá trình suy nghĩ về những việc cần làm trong tương lai (gần hoặc xa) để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Khái niệm kế hoạch tổng quan và các giai đoạn kế hoạch chi tiết

Một trong những hoạt động và chức năng cốt lõi trong quản lý dự án là kế hoạch tổng thể, còn được gọi là kế hoạch tổng quan. Đây là một lĩnh vực hiệu quả trong Hướng dẫn PMBOK® mới (Phiên bản 7) (Xem bài viết trước đó của Cynthia Dionisio về lĩnh vực hiệu quả là gì.) Trên thực tế, việc lập kế hoạch trong quản lý dự án giúp tạo ra sự hiểu biết chung về lý do tại sao chúng ta cần đạt được những mục tiêu cụ thể và những hoạt động tiếp theo cần thực hiện để đạt được chúng. Những hiểu biết này được đạt được thông qua việc chia sẻ thông tin với tất cả các bên liên quan, đặc biệt là nhóm thực hiện dự án. Mặc dù kế hoạch tổng quan có thể tạo ra kết quả như một bản kế hoạch – nhưng không nhất thiết phải là một bản kế hoạch hoàn chỉnh.

Bạn đang xem: Viện Quản lý dự án ATOHA (Học Online, Offline, In-house)

Kế hoạch tổng quan là gì? Đó là kế hoạch chỉ đạo, bao gồm các chi tiết của từng phương án, xác định chiến lược và hướng đi cụ thể cho một khía cạnh cụ thể của một lĩnh vực.

Các loại kế hoạch có thể bao gồm:

• Ở mức tổng quát như kế hoạch tổng thể hoặc lộ trình;
• Ở mức chi tiết với nhiều chi tiết và dự đoán đầy đủ;
• Hoàn thiện một phần như kế hoạch phát hành; hoặc
• Đi vào chi tiết chỉ cho một số phần như kế hoạch lặp lại, danh sách công việc Sprint hoặc kế hoạch giai đoạn.

Chúng ta cũng có thể áp dụng phương pháp “lập kế hoạch để lập kế hoạch” tương tự như phương pháp “lập kế hoạch cuốn chiếu” (Rolling Wave Planning). Quan trọng là cần cân nhắc giữa công sức vốn dùng để lập kế hoạch và mối nguy hiểm của việc mất cơ hội cạnh tranh do việc dành quá nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch hoàn chỉnh.

Hoạt động lập kế hoạch liên quan chặt chẽ đến quá trình thực hiện dự án và sẽ được điều chỉnh theo dự án để triển khai sản phẩm, dịch vụ hoặc mục tiêu mang lại lợi ích cho người sử dụng kết quả cuối cùng. Hoạt động lập kế hoạch luôn đi đôi với quá trình kiểm soát. Một kế hoạch chỉ có hiệu quả khi được kiểm soát thường xuyên để đảm bảo kế hoạch vẫn phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Xem thêm : Phân biệt A number of và the number of trong tiếng Anh

Khi bắt đầu một dự án, chúng ta chọn một phương pháp thực hiện dự án và điều chỉnh nó tùy theo yêu cầu của dự án dựa trên:

• Sự thay đổi yêu cầu;
• Mức độ hiểu biết về công nghệ và tài nguyên cần thiết cho dự án;
• Số lượng người tham gia; và
• Sự không chắc chắn trong bối cảnh (điều kiện thị trường hoặc rủi ro phát sinh – những gì chúng ta không biết thì chúng ta không thể dự đoán trước).

Sau đó, chúng ta cần áp dụng một chiến lược/phương pháp lập kế hoạch phù hợp.

Trong trường hợp yêu cầu được ước tính là ít thay đổi, công nghệ được hiểu rõ và số lượng người tham gia ít, ta có thể áp dụng chiến lược lập kế hoạch trước cho toàn bộ dự án. Việc chỉnh sửa kế hoạch và cập nhật lên kế hoạch lại cho dự án được thực hiện thông qua quy trình kiểm soát thay đổi dự án đã thiết lập sẵn.

Trong trường hợp khác, khi yêu cầu không được xác định rõ từ đầu và công nghệ chưa được nắm bắt lắng nghe, chúng ta nên lập kế hoạch dựa trên việc thu thập thông tin phản hồi thường xuyên từ tất cả các bên liên quan. Đối với loại dự án này, chúng ta cần điều chỉnh kế hoạch thường xuyên trong quá trình phát triển và lặp lại việc lập kế hoạch nhiều lần.

Ngoài ra, đối với các dự án liên quan chặt chẽ đến hoạt động vận hành hàng ngày, như việc liên tục tạo ra giá trị, ta có thể áp dụng phương pháp Lean Kanban – phổ biến trong các dự án Công nghệ thông tin (IT) hoặc Nghiên cứu & Phát triển (R&D). Loại dự án này cần có một chiến lược lập kế hoạch linh hoạt có thể điều chỉnh dựa trên phản hồi từ thực nghiệm. Yêu cầu về tính thích ứng xảy ra thường xuyên đến mức ta coi như phản ứng. Nhưng phản ứng này đòi hỏi việc điều chỉnh kế hoạch trong thời gian ngắn và kịp thời ngay sau khi xác định sự kiện thiết trigger event xảy ra.

Các mục lập kế hoạch cho một dự án bao gồm phân bổ chi phí, lập kế hoạch thời gian, sử dụng tài nguyên vật chất, triển khai và nhiều mục khác. Cách thức lập kế hoạch sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương pháp tiếp cận vòng đời dự án cụ thể, nhưng việc lập kế hoạch vẫn là một hoạt động liên tục trong dự án. Việc lập kế hoạch có thể do quản lý dự án, Chủ sở hữu Sản phẩm hoặc toàn bộ nhóm dự án tiến hành. Nhóm tự quản trên nhiều lĩnh vực có thể lập kế hoạch dựa trên danh sách công việc sắp xếp điểm theo thứ tự ưu tiên.

Xem thêm : Tra từ: ‘Drama’ là gì mà dân mạng suốt ngày thi nhau hóng quên ăn, quên ngủ?

Lập kế hoạch, hoặc nói chung là quản lý dự án, là việc áp dụng kiến thức, và điều quan trọng là chia sẻ của toàn bộ thành viên nhóm dự án trong quá trình lập kế hoạch mà không quan trọng người điều phối hay hình thức lập kế hoạch. Trong hầu hết các dự án, hoạt động lập kế hoạch là một yêu cầu cần thiết. Lập kế hoạch là một kỹ năng cơ bản trong dự án và có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của dự án. Đó là lý do tại sao tôi cho rằng lập kế hoạch là một lĩnh vực hiệu suất quan trọng đối với mọi dự án.

Cuối cùng, kế hoạch tổng quan là gì? Đó chính là việc lập kế hoạch và đam mê, là một lĩnh vực hiểu biết mà chúng ta cần yêu thích nếu muốn áp dụng một cách tốt và là một kỹ năng mà chúng ta cần liên tục cải thiện… Hãy xem nó như thế.

Tác giả: Giampaolo Marucci, thành viên nhóm phát triển PMBOK® Guide – Phiên bản thứ bảy

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

TỔNG HỢP cập nhật PMBOK® 7th Edition

Nguồn: https://toibiet.net
Danh mục: Giáo Dục