Hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Trong thực tế làm việc hiện nay, email trở thành phương tiện liên lạc thông dụng và hữu ích hơn. Vì vậy, khi nhận được email từ nhà tuyển dụng hoặc đối tác nước ngoài, bạn đã biết cách viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh có tính chuyên nghiệp chưa?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh đơn giản và đảm bảo tính chuyên nghiệp khi gửi email đến nhà tuyển dụng hoặc đối tác nước ngoài.

Bạn đang xem: Hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Ý nghĩa của thư xác nhận

Xác nhận (confirm) là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong môi trường văn phòng. Nghĩa của từ ‘confirm’ là xác nhận, chứng thực, thừa nhận và phê chuẩn.

Do đó, mẫu thư xác nhận có thể được sử dụng qua email hoặc thư thông thường. Thư xác nhận là cách bạn trả lời một email để xác nhận thông tin nào đó với bên đối tác hoặc nhà tuyển dụng. Việc xác nhận có thể là văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc theo một chiều hướng cụ thể.

Trong việc viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh, bạn cần chú ý viết một cách trôi chảy nhất và tránh các lỗi không nên có. Điều này giúp thư xác nhận trở nên chuyên nghiệp và bên đối tác hoặc nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được thái độ của bạn qua từng câu từ trong thư xác nhận.

2. Các bước để viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

2.1. Hình thức trình bày mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

Trên phần lời chào đầu tiên của thư, bạn cần ghi rõ các điểm sau: Tên người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc tên công ty, địa chỉ công ty mà người nhận đang làm việc. Bạn cần lưu ý:

• Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại.
• Địa chỉ của bạn và ngày tháng nằm ở lề trái hoặc lề phải canh dọc.
• Cách một dòng để tới phần nhận người lệ lề trái.

2.2. Lời chào thư phù hợp

Lời chào phù hợp với từng đối tượng và ngữ cảnh sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp của thư. Mẫu lời chào thông thường có thể là Dear Mr./Mrs./Ms./Dr. (Kính gửi Ông/Bà/Cô/Thầy) cùng với họ của người nhận (nếu người nước ngoài) và tên (nếu người Việt Nam).

Một số lưu ý cần biết:

• Đừng gọi ai đó là Mrs. (Bà – dành cho phụ nữ đã kết hôn) trừ khi bạn biết họ đã kết hôn.
• Nếu viết một lá thư xác nhận mang tính cá nhân thông thường thì chỉ cần dùng tên của người nhận.
• Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài.

2.3. Xác nhận lại thông tin

Ở phần này, bạn cần đề cập rõ vấn đề trong thư xác nhận. Bạn cần làm rõ thời gian, địa điểm và sắp xếp các thông tin cụ thể.

Một số cách diễn đạt thường dùng:

• I am writing to confirm…- (Tôi viết thư này để xác nhận…)
• I would like to confirm…- (Tôi muốn xác nhận…)
• This letter is to confirm…- (Thư này là để xác nhận…)
• I am happy to confirm…- (Tôi vui mừng xác nhận…)
• I was pleased to receive…- (Tôi rất vui khi nhận được…)

2.4. Đề cập đến các nội dung khác

Bạn có thể đề cập các nội dung liên quan trong cùng một đoạn hoặc viết ngắn gọn trong đoạn văn thứ hai như: thỏa thuận tiền bạc, điều khoản công ty hoặc một nội dung có ảnh hưởng. Tuy nhiên, bạn cần chú ý:

• Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận để tránh hiểu nhầm.
• Có thể yêu cầu xác nhận qua email, điện thoại hoặc văn bản.
• Thư xác nhận cũng có thể được xem như một loại tài liệu lưu trữ nhằm bảo vệ khi có tranh chấp xảy ra.

2.5. Yêu cầu trao đổi thêm thông tin nếu cần

Cuối thư, bạn có thể để lại dòng để người nhận có thể trao đổi thêm với bạn nếu có những vấn đề cần xác minh hoặc hiểu nhầm. Một số cách diễn đạt thường dùng:

• Please inform me if you need additional information… (Vui lòng thông báo nếu bạn cần thông tin bổ sung…)
• Please respond if you need to add… (Vui lòng phản hồi nếu bạn cần bổ sung…)

2.6. Lời cảm ơn dành cho người nhận

Trước khi ký tên, bạn có thể sử dụng các cụm từ cảm ơn trong tiếng Anh, ví dụ:

• Thank you (Cảm ơn)
• Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)

Lưu ý: Đối với email thương mại, nên sử dụng đầy đủ tên của mình.

3. Một số lưu ý khi viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

Các lưu ý sau đây sẽ giúp mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh luôn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

3.1. Mở đầu email rõ ràng

Không chỉ riêng mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh, hầu hết các dạng thư điện tử đều cần có một mở đầu rõ ràng, chính là yếu tố đầu tiên thể hiện tính chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung trong thư. Hãy xác nhận rõ ràng thời gian và địa điểm vì đây là thông tin quan trọng nhất trong mục mở đầu của mỗi email.

Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: confirmation of appointment with FRANK WALES

Kính gửi bà Allen,

Xem thêm : ĐẢO NGỮ CÂU ĐIỀU KIỆN: ĐỊNH NGHĨA, CÔNG THỨC, CÁCH DÙNG, BÀI TẬP

Tôi xin xác nhận cuộc hẹn của bạn với ông Frank Wales vào ngày mai, ngày 25 tháng 8 lúc 1 giờ trưa. Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào và thông báo cho tôi nếu có thay đổi.

Kính chào trân trọng,

Linda Brown,

Thư ký, Công ty Lester Wester

Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation

Kính gửi ông Clinton,

Đây là lời nhắc nhở đặc biệt để xác nhận cuộc họp của bạn với ông Shawn Williams vào ngày mai, ngày 18 tháng 6 lúc 10 giờ sáng.

Cuộc họp được dự kiến diễn ra tại văn phòng Lintel Scraps, Phòng 12 tầng trệt, đường Lanceman, Trung Quốc đại lục. Nơi này có thể tiếp cận bằng taxi.

Đây là số điện thoại di động của ông Shawn, đây là số này +98157479837.

Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi sẽ sẵn lòng để hỗ trợ.

Xin cảm ơn và chúc bạn cuộc họp thành công.

Trân trọng,

Alice Maxwell

Trợ lý hành chính của ông Shawn Williams, Công ty Lintel Scraps

[email protected]

3.2. Nội dung thư cần nhắc nhở

Nội dung thư cần được viết rõ ràng và cụ thể về thời gian và địa điểm. Đây là cách tốt nhất để xác nhận cuộc hẹn qua email như một lời nhắc nhở. Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần phải chú ý đến các chi tiết này.

3.3. Ngắn gọn nhưng vẫn cung cấp đủ chi tiết

Một mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết nhưng vẫn ngắn gọn. Điều này giúp email của bạn trở nên súc tích và không có nhiều thông tin dư thừa. Hãy kiểm tra lại nội dung trước khi gửi để tránh các lỗi không đáng có.

Xem thêm : Thuyết minh về Vũng Tàu – Danh lam thắng cảnh nổi tiếng

Đồng thời, hãy tránh viết quá dài. Ví dụ, viết một mẫu thư xác nhận cuộc họp bằng tiếng Anh không phải là viết một câu chuyện. Một bức thư quá dài sẽ làm mất hứng thú của người nhận và không hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin chính. Hãy giữ nội dung trọng tâm ngắn gọn.

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email

Kính gửi bà Roberts,

Tôi vui mừng bạn sẽ có mặt cho cuộc họp với nhóm của chúng tôi vào 9 giờ sáng ngày 21 tháng 1 năm nay tại Văn phòng Khu vực của chúng tôi.

Nếu bạn có câu hỏi hoặc thay đổi kế hoạch, xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại này.

Cảm ơn bạn và tôi rất mong đợi cuộc gặp gỡ vào ngày mai.

Trân trọng,

Evelyn Coker

Giám đốc sản xuất, Công ty Micara Productions

3.4. Tuân thủ một định dạng chuẩn khi viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh

Hãy đảm bảo rằng mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh tuân thủ đầy đủ ngày giờ, lời chào, phần thân và kết luận. Việc tuân thủ một định dạng chuẩn khi viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn tránh các lỗi và sơ sót không đáng có.

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email theo định dạng chuẩn

Ngày: 23 tháng 9, 2012

RE: Xác nhận cuộc hẹn

Kính gửi ông Robinson,

Tôi viết để xác nhận cuộc hẹn với ông vào ngày 24 tháng 9 năm 2015 tại Learned Hall, winter road. Tôi rất mong đợi phản hồi nhanh từ phía ông.

Chúc mừng,

Andrew Paul

Giám đốc điều hành, Công ty Adrepal Photos

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách viết mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh và các yếu tố quan trọng cần lưu ý trong bố cục mẫu thư. Tuân thủ và chú ý đến bố cục sẽ giúp thư xác nhận trở nên chuyên nghiệp hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng để lại comment phía dưới. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp kịp thời.

Ngoài ra, nếu bạn muốn học tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả, bạn có thể tham khảo trang web Unia.vn – một trang web cung cấp thông tin uy tín và chất lượng. Trang web này chuyên chia sẻ những mẹo học tiếng Anh hiệu quả và cung cấp kiến thức để bạn nâng cao trình độ tiếng Anh của mình.

Nguồn: https://toibiet.net
Danh mục: Giáo Dục